Pemeintah Provinsi Jawa Timur mulai 1 Juli akan menerapkan Sistem Manajemen Surat (SMS) berbasis web atau Teknologi Informasi. Ini dilakukan pelayanan surat menyurat lebih cepat dan efesien karena SMS berbasis web yang berjalan TI bukan suratnya.
“Sistem SMS berbasis Web ini sudah jalan, Namun Formalnya akan berjalan pada 1 Juli 2013 akan diterapkan di lingkungan Pemerintahan Provinsi Jatim baik itu Biro, Asisten, Sekda, dan sampai ke pak gubernur ,” ujar Asisten Administrasi Umum Sekda Prov Jawa Timur, Drs H Akhmad Sukardi MM usai pelatihan simulasi SMS berbasis web di kantor Gubernur Jatim, Rabu (5/6).
Dikatakannya selama ini sistem SMS berbasis web ini sudah berjalan namun masih ada penyempurnaan dalam sistem SMS, sehingga dengan adanya penyempurnaan pada 1 juli 2013 diharapkan surat ini tidak berjalan manual tapi dapat berjalan dengan cepat karena langsung bisa dibuka melalui web dan internet. “Jika SMS berhasil dijalankan di SKPD Pemprov Jatim, maka akan dikembangkan ke daerah,” ujarnya.
Maka itu diharapkan dengan SMS berbasis TI para PNS di lingkungan Pemprov Jatim harus banyak belajar tentang teknologi informasi agar bisa siap mengoperasikan computer, iPad atau laptop serta perangkat computer lainnya.
Kelebihan SMS berbasis web dengan surat manual adalah. Jika surat dengan manual itu suratnya yang jalan memerlukan waktu lama diawali dari diterima ekspidisi surat baru naik di Sekda didisposisi naik ke gubernur atau ke asisten, biro dan SKPD. Tetapi jika SMS berbasis web yang jalan teknologi informasinya langsung bisa diakses di sekda lalu didisposisi seketika itu dan bisa dinaikan/dikirim ke gubernur atau ke asisten, biro atau ke SKPD.
Dengan sistem TI surat cepat sampai di alamat-alamat yang telah dituju. Kemudian surat-surat yang sampai di alamat yang dituju harus cepat dibuka, maka para pejabat dan para PNS di lingkungan Pemprov Jatim SDM harus siap dan bisa mengoperasikan perangkat TI seperti computer, iPad atau laptop guna memberikan informasi kepada atasannya.
Sebenarnya pemprov sudah melakukaan terobosan dengan SMS melalui destop dan akan diubah menjadi web. Menurut data SMS yang sudah ditransfer dalam bentuk destop mencapai 400 ribu lebih surat yang diolah. (www.jatimprov.go.id)
